Uno de los problemas más apremiantes para los centros formativos, actualmente, es agilizar los procesos de gestión académica en secretaría. Esto es así debido a la cantidad de funciones a las que debe hacer frente este departamento, por lo tanto, lo ideal para no saturar un mecanismo tan complejo y esencial, sería liberarlo de ciertas tareas que fácilmente pueden automatizarse gracias a Classlife.

Classlife cuenta con un Módulo Académico que está vinculado directamente con los otros: ventas, campus y financiero. ¿Qué supone esta característica?

Esto supone, entre muchos otros, diversos beneficios que os contaremos a continuación:

1- Al tener automatizado el proceso de matriculación y contar con los módulos vinculados, en el momento en el que se crea la matrícula del alumno, se le genera un acceso al campus virtual con todas sus aulas, profesores y horarios asignados.

2- Otro aspecto relevante es que, al estar tan estrechamente vinculado al módulo de campus, poder acceder para visualizar y realizar boletines de notas es tan sencillo como un clic. El flujo de datos constante entre módulos permite que se realice la expedición de documentos oficiales y el cierre de notas de forma sencilla.

3- Además, enviar comunicados será muy sencillo gracias a la interfaz que ofrece la plataforma Classlife, que te permitirá generar listas de contactos a tu gusto, es decir, desde un grupo de alumnos, hasta un grupo de padres y más. ¡Y desde la misma plataforma!

4- Por último, otro de los beneficios que te ofrece es que podrás registrar tanto aulas virtuales como reales, de tal forma que cuando quieras realizar una actividad o evento serás capaz de gestionar correctamente el espacio en el que se va a realizar, teniendo en cuenta su disponibilidad y los recursos de los que dispone: pizarra digital, ventanas, capacidad… 

En conclusión, el departamento de secretaría es el corazón de un centro educativo y, para que este complejo engranaje funcione correctamente y no obstaculice la fluidez en el día a día de las escuelas y colegios, debes asegurarte de que cuentas con la mejor herramienta para facilitarte todos los procesos. Esta debe ser una herramienta que, como Classlife, te ayudará y trabajará codo con codo contigo para que no debas preocuparte de asuntos que pueden ser mucho más sencillos.

Los sistemas de ERP son fundamentales para la correcta planificación de los recursos empresariales.

Por ese motivo, para cualquier tipo de empresa resulta una gran inversión contar con este tipo de programas para aumentar la productividad. Sin embargo, muchas veces nos centramos demasiado en los objetivos y olvidamos que se necesitan varios ítems antes de embarcarse en la incorporación de softwares de gestión, sobre todo para el ámbito académico o educativo.

Hoy os presentaremos varios errores que se cometen en la incorporación de sistemas de ERP que debemos tener muy presentes para lograr un correcto desarrollo de sus funcionalidades:

1. Lo primordial al conseguir un nuevo ERP es comprender que es un sistema nuevo que necesita dedicación y tiempo para ajustarse. En relación a eso, es importante que se realice una formación a aquellos empleados que van a utilizarlo para que sean capaces de emplearlo correctamente y optimizar sus funcionalidades. Más adelante veremos cómo organizar sus usos.

2. Otro concepto que debe quedar claro es que no sirve cualquier software de ERP. Cada empresa o centro educativo es único y característico, por lo que no se debe esperar que aquel ERP perfecto para una empresa o escuela sea útil en la tuya. La mejor solución es encontrar el software que se adapte mejor a ti sin requerir especificaciones concretas que pueden encarecer el precio de forma sustancial.

3. Siguiendo esta última idea, se nos presenta otro problema en el uso de programas de ERP. Todos conocemos la regla del 80/20, es decir, la mayoría de empresas y centros educativos emplearán únicamente el 20% de las funcionalidades que ofrece este sistema. Debes tener en cuenta desde un inicio para qué lo quieres y qué vas a necesitar y, entonces, encontrar aquel que te ofrezca el máximo según tus necesidades. Este concepto, que puede parecer tan obvio, es muy importante. Para la mayoría de centros puede resultar muy confuso contratar un sistema que sea excesivamente complejo para su propósito y, para evitar posibles errores de gestión, es preferible tener muy clara la utilidad que quieres darle y formar en consecuencia al personal.

4. Por esta razón destacamos el último error más común: no tener documentados los pasos y la metodología. Es vital tener registrada toda la metodología que se ha acordado para el correcto uso del sistema, tanto para el presente como para el futuro y nuevas incorporaciones. Además, a medida que el centro vaya creciendo, también lo harán las necesidades y los usos que requiera de este software. Por esa razón, anotar los pasos para la correcta practicidad del sistema facilitará su utilización y homogeneizará el resultado.

En conclusión, quizás lo más importante en el momento de elegir el software ERP no sea la cantidad de funciones que te permite realizar, sino que las funciones que realice se adapten a tus necesidades. De nada te sirve tener un ERP impresionante que te permite hacer miles de acciones si no vas a usarlas, supone una pérdida de dinero y recursos. Encuentra aquel software que realice el mayor número de funciones que necesitas y contrasta antes para qué lo vas a usar con aquello que ofrece.

Para cualquier centro educativo es esencial tener una lista de contactos perfectamente organizada y actualizada en la que anotar y segmentar futuros y antiguos alumnos, clientes potenciales y cómo te han contactado. Las funciones que se pueden realizar cuando se cuenta con un programa de CRM que te ayuda a gestionar estos asuntos son varias, pero más allá de eso, te ayudarán a poder medir tu desarrollo.

Classlife te apoya en tu crecimiento mediante una plataforma que se adapta a tus necesidades para mejorar tus recursos y tus resultados. Por eso cuenta con unas funciones específicas que, ajustándose a tus necesidades y requerimientos, te ofrecen un abanico de posibilidades de entre las que destacamos las siguientes:

1- La plataforma te permitirá registrar los diferentes canales de entrada con los que tus contactos han realizado sus peticiones, además de realizar automáticamente una actualización de la información de tus contactos para informarte de su reentrada. De este modo, puedes conocer qué canal tiene más éxito y cuál debes reforzar.

2- También te permite comunicarte con tus contactos vía email desde la misma plataforma y conservar todos los historiales de las conversaciones para que, de esta forma, adjuntar archivos e intercambiar información sea más sencillo que nunca.

3- Además, una de las funciones que podrás realizar es controlar la carga de tareas que tienen tus comerciales y, también, catalogar por colores las acciones que están realizando. Así no les perderás nunca la pista y te permitirá gestionar mejor el volumen de trabajo de forma mucho más visual sin recurrir a programas externos.

4- Finalmente, Classlife te ofrece analíticas de apertura para poder medir el nivel de clics en tus campañas y realizar estrategias acorde a tus resultados.

En conclusión, Classlife te ofrece la posibilidad de integrar en una misma plataforma funciones esenciales para gestionar tus contactos y que así puedas crecer y realizar estrategias de remarketing adaptadas a tu centro y a tu propio tiempo. Por ese motivo, el módulo de ventas está pensado específicamente para cubrir las necesidades de todo tipo de centros educativos y que, así, sientas que por fin utilizas una herramienta pensada para ti y tu centro.

Ciertamente, un CRM es una herramienta vital que te puede ayudar a mejorar las ventas y a retener y mantener relaciones duraderas con tus clientes. Por esta razón, un correcto uso de un sistema de CRM puede augurar resultados favorables y potenciar el crecimiento de tu centro.
Para obtener todos esos beneficios hay ciertos aspectos muy importantes a tener en cuenta que deben realizarse para que esa herramienta tan compleja sea una ayuda y no otro obstáculo más.

1- Conocer el propósito para el que necesitas este sistema
Hay muchos programas de CRM hoy en día en el mercado, pero no es recomendable lanzarse a la aventura pensando solamente en las metas. Antes de empezar a utilizar un CRM es muy aconsejable analizar tus necesidades y ver si de verdad este tipo de programas resultarán útiles en el día a día.

2- Usar un programa poco amigable
Este es otro de los errores que pueden suceder cuando empleamos un CRM. Si es la primera vez que quieres utilizar este tipo de herramienta, puedes encontrarte con que ese programa te resulta demasiado complejo o, simplemente, no seáis capaces tú o tu equipo de utilizarlo correctamente. Por lo tanto, es esencial desde el momento en que acabas de implementarlo dedicarle ese tiempo para aprender qué funciones utilizarás, cuáles no y cómo se realizan. Esto permitirá que todos los encargados de utilizarlo realicen las funciones correcta y homogéneamente.

3- Las funcionalidades del programa
Este error está estrechamente vinculado al anterior, y es que resulta que podemos encontrarnos con que el CRM que acabamos de conseguir realiza demasiadas o demasiado pocas funciones de las que requerimos. Esto termina originando insatisfacción, tanto porque hay decenas de funciones que no encajan con tu modelo de negocio actual como porque necesitas contratar nuevas funciones específicas ahora o en un futuro que encarecen el producto. La solución es encontrar aquel programa que se adapte mejor a tus necesidades y que no requiera contrataciones añadidas de desarrollo, para lo cual es clave una buena investigación previa. No te conformes con lo que tienes.

4- Utilizar un programa que no permita integrar otras funcionalidades
Actualmente podemos encontrar todo tipo de programas de CRM, desde los más básicos a los más complejos que permiten conectarte con tu smartphone. Por ejemplo, una de las integraciones básicas que requiere un CRM para un centro educativo es la integración con campañas de email marketing o que facilite la interacción con redes sociales. Por esa razón, para poder segmentar correctamente a tus clientes debes conseguir aquella herramienta que mejor se adapte a ti y te permita realizar aquello que necesitas con sencillez.

En conclusión, no todos los programas de CRM son iguales, de la misma forma que no todas las necesidades de cada centro lo son. Tener una herramienta efectiva significa que no entorpece el trabajo y optimiza todos los procesos, y la mejor forma de conseguir estos objetivos es lograr encontrar aquello que se adapte a ti sin necesidad de batallar constantemente.