La matriculación online como elemento indispensable de la secretaría académica
La admisión y matriculación de estudiantes es básica para cualquier centro educativo y puede suponer una gran carga de trabajo. Es muy importante contar con las herramientas adecuadas para que el proceso de admisión de alumnos de primer ingreso sea efectivo y exitoso.
Conseguiste captar el interés de un potencial alumno y que éste decidiera finalmente cursar sus estudios en tu centro educativo. Ahora toca algo clave: el proceso de admisión. ¿Y por qué es tan importante? Porque será aquí cuando el potencial estudiante se convertirá en alumno de tu institución, haciendo efectiva la matrícula.
Con un software de gestión educativa adecuado como Classlife podrás establecer las etapas del proceso de admisión de alumnos y de la matriculación online para que se adapten a las necesidades de tu centro educativo.
¿Qué es necesario en un proceso de admisión de alumnado?
Te damos algunos consejos sobre las cosas importantes a tener en cuenta en el proceso de admisión de alumnos.
- En primer lugar, te recomendamos utilizar soluciones digitales como un software educativo, pues serán claves para optimizar procesos, evitar errores y no perder información importante.
- En segundo lugar, debes tener en cuenta que la oferta educativa del centro tendrá que estar disponible de forma clara en la web del mismo. De este modo, los interesados podrán acceder a ella con facilidad y solamente tendrán que elegir la titulación y curso que quieran realizar y proceder a cumplimentar la documentación necesaria.
Classlife permite que el mismo estudiante, después de elegir el curso que quiere realizar, añada los datos necesarios y envíe los documentos que determine el centro educativo como obligatorios. Incluso es posible gestionar el pago de la matrícula online, ya sea a través de tarjeta o enviando el justificante si se ha hecho mediante transferencia bancaria.
Es muy importante personalizar todos los pasos de este proceso para dar respuesta real a las necesidades administrativas. Con Classlife podrás personalizar:
- Instrumentos de captación.
- Requisitos de acceso.
- Recogida de datos.
- Coordinación de entrevistas.
- Registro del intercambio de correos electrónicos.
- Comprobantes de solicitud para su descarga.
- Resumen de resoluciones una vez finalizado el proceso.
No puede faltar…
Utilices la herramienta que utilices a la hora de configurar el proceso de admisión de tu centro, así como el sistema de matrícula digital, debes saber que hay datos y pasos indispensables.
- Especificaciones del curso. Será necesario haber creado y configurado todos los cursos previamente y especificar su estado en el proceso de admisión: abierto, cerrado, anulado.
- Especificaciones de la documentación necesaria. Habrá que indicar qué documentación deben aportar los estudiantes obligatoriamente y cuáles son los requisitos de acceso para el curso (DNI, Certificado de notas previas, etc.)
- Precio y métodos de pago. Es imprescindible especificar el precio del curso, si hay posibilidad de fraccionar el pago y los métodos de pago que acepta el centro.
- Gestor de contactos. Una vez el futuro alumno haya aportado toda la documentación, se deberá proceder a la admisión a través de un gestor de contactos o alumnos para hacer efectiva la matrícula.
Ejemplo de Proceso de Admisiones con Classlife
El Módulo Académico de nuestra plataforma está especialmente diseñado para mejorar y optimizar la gestión académica del centro educativo. Dentro de sus funcionalidades se incluyen herramientas para facilitar la matriculación de alumnado, entre las que se encuentra el Módulo Extensión Admisiones y Automatriculación. Estas extensiones permiten establecer los pasos necesarios para el proceso de admisión de los alumnos. Con ellas podrás definir diferentes procesos, ya sean para alumnos de primer ingreso, con la Extensión Admisiones, o para alumnos que ya hayan cursado estudios en el centro y dispongan de acceso a la plataforma, con la Extensión Automatriculación.
Ahora si, empezamos con una caso real, cómo adaptamos la Extensión Admisiones a las necesidades del centro:
1. Creación de titulaciones y programas.
Como paso previo, será necesario crear las titulaciones y programas utilizando el Módulo de Gestión Académica.
2. Configuración de parámetros por curso.
Cuando estén creados, podrás editar los cursos para marcar detalles como la duración o el precio y definir parámetros concretos:
- Estado del curso (abierto, cerrado, anulado)
- Descuentos. Si cuenta con alguno, deberemos elegir el porcentaje.
- Fraccionado. Si se puede fraccionar el pago de la matrícula, deberemos indicar las cantidades de cada pago.
- Transferencia. Si se puede pagar mediante transferencia bancaria, tarjeta de crédito o con ambos métodos.
3. Definición de los pasos a seguir en el proceso de admisión.
La herramienta permite adaptar, quitar o añadir pasos en función de las necesidades del centro. Os mostramos un ejemplo de proceso de admisión con algunas de las posibilidades que ofrece la plataforma:
Alta como solicitante
El futuro alumno podrá hacer la preinscripción, rellenando un formulario con sus datos personales.
Formulario Ficha de alumno
Una vez el centro autoriza al alumno, deberá completar los datos del formulario inicial del proceso de admisión.
Aceptación de la políticas de privacidad y otras políticas.
El centro puede establecer cuáles son las políticas de privacidad que debe aceptar el alumno para garantizar la protección de datos o similar.
Pago de prematrícula.
Se pueden efectuar pagos a través de tarjeta de crédito con Stripe o TPV virtual, o mediante pago por transferencia bancaria, enviado un justificante que deberá ser aprobado por el centro.
Adjuntar documentación requerida.
El centro puede indicar qué documentación es imprescindible para cursar la formación y el alumno deberá presentarla para poder continuar con el proceso.
Reserva de día y hora para la entrevista personal.
En caso de ser necesario, el centro podrá agendar un encuentro con el alumno.
Entrevista personal a través de herramientas o presencial.
Si se agenda un encuentro, la plataforma permite realizarlo de forma virtual.
Actualización del perfil del alumno con el resultado de la entrevista.
Una vez se haya hablado con el alumno, el centro podrá incluir los resultados del encuentro para tenerlos en cuenta a la hora de proceder con la matriculación.
Selección de las asignaturas, en el caso de disponer de más de una opción.
Si el curso en el que se quiere matricular el alumno permite elegir asignaturas, el alumno podrá escoger en cuáles se quiere inscribir.
Aceptación del acuerdo de pago.
Una vez aportada toda la documentación y elegidas las asignaturas, se podrá establecer el importe y las condiciones del pago.
Pago de la matrícula.
Se pueden efectuar pagos a través de tarjeta de crédito con Stripe o TPV virtual, o mediante pago por transferencia bancaria, enviado un justificante que deberá ser aprobado por el centro.
Creación de matrícula automática y asignación de alumnos a las aulas.
Una vez realizado el pago, se validará la matrícula y la herramienta asignará el alumno a las aulas correspondientes de forma automática.
Descarga de documentación por parte del alumno.
Una vez aprobada la matrícula online, el estudiante ya podrá acceder a toda su documentación y descargarla.
Activación del alumno en la plataforma.
El alumno será ya usuario de Classlife y contará con todo lo necesario para el inicio de la formación.
4. Panel de gestión de admisiones
Este es un ejemplo de cómo facilitar la matriculación online a los nuevos estudiantes en tu institución. ¡Pero todavía hay más! Un buen proceso debe disponer de un buen panel de administración, donde puedes seguir todos los pasos como responsable de admisiones:
- Panel de control. El centro dispone de un panel de control donde podrá consultar y gestionar la información de cada proceso de admisión mediante herramientas de gestión.
- Listado de alumnos. Cada alumno cuenta con una ficha donde se podrán revisar sus datos de matriculación y la documentación que ha proporcionado.
- Puntos de control. Es posible establecer puntos de control para hacer comprobaciones y validar la documentación antes de permitir que el alumno continúe con el proceso
- Comunicaciones. La plataforma ofrece la posibilidad de añadir comunicaciones, como envío de emails, cuando sea necesario. Estas comunicaciones quedarán además documentadas para poder consultarlas siempre que se desee.
¿Necesitas ayuda con el proceso de admisiones de tu centro educativo? Los alumnos de primer ingreso podrán realizar la matriculación online con nuestro software de gestión educativa.
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