Siempre decimos que un centro es mucho más que profesores, clases y alumnos; que ya de por sí no es precisamente poco. Hay más personas y, sobre todo, muchos más procesos, datos y gestiones detrás. Es por eso que hoy queremos hacer un repaso a los principales roles y necesidades que podemos encontrar en un centro educativo.

Equipo directivo del centro

Toda institución educativa cuenta con un equipo directivo, que suele estar formado por el director o la directora, el vicedirector o vicedirectora, un jefe de estudios y secretario/a.

El equipo directivo suele estar a cargo de definir la oferta educativa, trabajar por el buen funcionamiento del centro, presentar propuestas para mejorar la comunidad educativa y la vida del centro y, por supuesto, llevar a cabo una tarea de control y de toma de decisiones.

Para poder realizar todas estas funciones, los miembros del equipo directivo del centro deben disponer de las herramientas adecuadas, que les permitan tener una buena comunicación, analizar los resultados de las acciones, tener acceso a los datos, etc.

Equipo de ventas y marketing

Las instituciones privadas y concertadas suelen contar también con un equipo comercial y un departamento de marketing para conseguir más alumnos y matriculados. De hecho, cada vez son más los centros que han decidido apostar por equipos de marketing y ventas para hacer frente a la baja natalidad que tiene un efecto directo en su continuidad.

Estos equipos se encargan de la captación de potenciales alumnos, de la gestión de promociones publicitarias, del envío de comunicaciones vía correo electrónico a estos leads y, en definitiva, de dar a conocer todo lo que ofrece el centro educativo.

En este caso, es muy importante que ambos equipos cuenten con recursos que les faciliten la comunicación, el control y el análisis: desde una base de datos con todos los contactos, hasta una solución para el envío de correos electrónicos y newsletters, pasando por herramientas que automaticen la asignación de leads y la generación de gráficos y reportes. Vamos, un CRM con algunos extras.

Equipo financiero

Aunque suene extraño decirlo, un centro educativo es, a su manera, una empresa. Cuenta con unos ingresos, unos gastos, debe ingresar nóminas y, por lo tanto, llevar a cabo una serie de procesos de los que se debe hacer cargo un equipo de finanzas.

Hablamos de generar recibos, facturas, remesas, gestionar distintos acuerdos de pago, aplicar descuentos, realizar pagos a trabajadores y proveedores y un largo etcétera. Para poder realizar todas estas tareas y llevar un correcto control de todo ello es imprescindible que el equipo financiero cuente con un ERP.

Equipo de secretaría académica

¿Cómo hacer funcionar un centro educativo sin un equipo de gestión académica? Probablemente es imposible. La gestión del alumnado, de sus datos, sus notas, de los espacios y las aulas, etc., es algo importantísimo y, por eso, las personas encargadas de hacer estas funciones deben disponer de las herramientas necesarias para llevarlas a cabo.

Es básico que todos los miembros del equipo cuenten con una solución, idealmente un SIS en la nube, que les permita consultar y modificar datos a tiempo real y que, a su vez, les ofrezca un sistema adecuado para almacenar toda la información de forma ordenada y segura.

Equipo docente

Y si hay otro equipo clave en un centro educativo, este es el equipo docente. Los profesores son una pieza fundamental, no solo para la institución sino para la experiencia de aprendizaje de los alumnos.

El equipo docente debe contar con las herramientas adecuadas para realizar las funciones de su día a día: herramientas para preparar e impartir lecciones amenas, control de asistencia, control de entrega, evaluaciones, etc.

Además, para poder llevar una buena comunicación con los alumnos – especialmente en las formaciones que se imparten online -, los profesores necesitan de un LMS o un Campus Virtual. Haciendo uso de este tipo de solución, podrán compartir recursos para las lecciones, comunicarse con los alumnos de forma fluida y llevar un control de dichas comunicaciones, recoger trabajos y entregas e incluso hacer exámenes y clases virtuales.

Alumnos y familias

Aunque no sean trabajadores del centro, los alumnos y las familias también tienen un rol fundamental en cualquier centro educativo. De hecho, es quizás el más importante. Por eso es imprescindible contar con herramientas que les faciliten su día a día y su relación con el centro.

Como en el caso de los profesores, los alumnos se verán muy beneficiados si la institución cuenta con un Campus Virtual. Este tipo de herramienta digital facilita muchísimo su comunicación con los profesores y les ayuda a llevar un control de sus tareas, sus entregas, sus notas, etc.

En el caso de los centros de primaria y secundaria, es básico disponer de soluciones que permitan que las familias de los alumnos estén al día de todo lo importante y puedan comunicarse con el centro con facilidad siempre que sea necesario.

 

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